Frais kilométriques de la nounou à domicile : remboursement obligatoire

Si votre garde d’enfants utilise son véhicule personnel pour transporter vos enfants, vous devez obligatoirement rembourser tous les mois les frais kilométriques de la nounou, en fonction de la réalité des trajets effectués dans le mois.

Sur quelle base et à quel taux ? Voici des explications détaillées !

Les frais kilométriques de la nounou dépendent du nombre de kilomètres parcourus

Pour connaitre le nombre de kilomètres mensuels effectués par votre nounou à domicile, demandez lui de noter chaque jour sur l’agenda de la garde les trajets effectués.

Dans l’idéal, vous devez également noter dans le contrat de la garde à domicile le kilométrage des principaux trajets parcourus (exemple : maison-école, domicile-centre sportif, etc…) que vous aurez relevé sur un site type Google Maps ou Viamichelin. Ainsi votre garde d’enfant n’aura plus qu’à noter le nombre de trajets de chaque type effectué.

Le montant minimum dû pour chaque kilomètre effectué par votre garde d’enfants, et donc le taux minimum de remboursement des frais kilométriques de la nounou est celui du barème kilométrique des fonctionnaires.

Montants en vigueur en 2024

Le nombre de kilomètre à prendre en compte est le nombre de kilomètres effectué entre le 1er janvier et le 31 décembre de chaque année.

Le barème fiscal est majoré de 20% pour l’utilisation d’un véhicule électrique.

Régularisation des frais kilométriques

Si vous avez versé le tarif le plus bas, et que finalement votre garde d’enfants a parcouru plus de 2000 km dans l’année, vous devez lui verser une régularisation de ses frais kilométriques :

(montant par km réellement dû) x (nombre de kilomètres parcourus dans l’année) – montant versé

Le Barème Fiscal des indemnités Kilométriques

Vous pouvez, au-delà du montant minimum, verser le montant que vous souhaitez.

Mais attention, si vous versez au delà du barème fiscal des indemnités kilométriques, les sommes doivent être réintégrées au salaire de votre nounou à domicile et sont soumises à cotisations sociales et à impôts sur le revenus pour votre salariée.

Comment intégrer les frais kilométriques sur la fiche de paie ?

Pour justifier les remboursements des frais kilométriques en cas de contrôle URSSAF, il est essentiel de les indiquer clairement sur la fiche de paie de votre garde à domicile. Voici comment procéder :

1. Vérifiez sur Internet au début de la garde le kilométrage de chaque trajet (ex : maison-école, maison-piscine, etc…).
2. Intégrez les trajets dans la fiche de paie : Ajoutez ces informations à la fiche de paie de la garde d’enfant, ce qui vous permettra de suivre facilement le nombre de trajets effectués chaque mois.
3. Automatisez le calcul des frais : Une fois les trajets identifiés, il ne vous reste plus qu’à indiquer le nombre de trajets de chaque type effectué au cours du mois. Le montant total à verser en frais kilométriques sera alors calculé automatiquement.

En suivant ces étapes, vous simplifierez le suivi des frais kilométriques et assurerez une gestion transparente et conforme aux régulations en vigueur.

En garde partagée, comment rembourser les frais kilométriques de la garde à domicile ?

En garde partagée, chaque famille doit appliquer sa quote-part sur les montants des frais kilométriques de la nounou SAUF si des déplacements sont demandés par une seule des deux familles. Dans ce cas la famille concernée doit rembourser 100% des déplacements demandés à la garde d’enfants.